Werkzeug der Woche #1. Eine Outlook-Einstellung, fünf Sekunden zum Setzen, spürbar nach drei Tagen. Aus Folge 2 des Podcasts „Radical Self-Leadership to go” mit Marc Roulet.
Was Marc verändert hat
Marc Roulet ist VP Data & Analytics bei sevdesk. Sein Tag besteht aus dem, was die meisten Führungskräfte kennen: ein Stakeholder-Meeting nach dem anderen. Team, Manager, Peers, strategische Themen, Ad-hoc-Eskalationen. Was er als Erstes geändert hat, war nicht die Anzahl seiner Meetings. Sondern eine Default-Einstellung in seinem Outlook.
Statt Meetings zu „verkürzen, sodass sie früher enden” (die übliche Empfehlung), hat er sie fünf Minuten später starten lassen. Klingt nach einem Detail. Ist aber ein systemischer Unterschied.
Warum das wirkt — und kurze Endzeiten nicht
Wenn du Meetings einstellst, die bei :55 enden statt bei :00, passiert in der Praxis Folgendes: Die Meetings ziehen sich trotzdem bis :00 — weil das Gespräch noch läuft, weil ein Punkt ungeklärt ist, weil immer einer noch was will. Der Puffer wird gefressen.
Wenn du Meetings einstellst, die bei :05 starten statt bei :00, passiert das nicht. Niemand fängt vor der Anfangszeit an. Die fünf Minuten davor sind einklagbar.
Marc hat im Podcast genau das beschrieben:
„Diese fünf Minuten — das ist die Zeit zum Abschalten, Bio-Break, kurz das Notizbuch sortieren, mental in das nächste Thema umschalten. Bei Führungskräften mit voller Agenda macht das den Unterschied zwischen einem Tag, an dem du am Ende hilflos bist, und einem, an dem du noch denken kannst.”
Wie du es heute einstellst
In Outlook (Microsoft 365):
- Datei → Optionen → Kalender
- Unter „Termine und Besprechungen verkürzen” wählst du Anfangszeit verzögern (statt Endzeit verfrühen)
- Standardwert: 5 Minuten für Termine unter 1 Stunde, 10 Minuten für Termine ab 1 Stunde
- Speichern
In Google Calendar:
- Einstellungen → Einstellungen → Speed Meetings → Aktivieren
- Hinweis: Google bietet leider nur „kürzer enden” an — Workaround: Manuell als Faustregel
:05statt:00als Anfangszeit eingeben
In Apple Kalender:
Nicht direkt einstellbar — du musst es manuell tun. Faustregel: Termine immer auf :05 oder :35 legen, nie auf :00 oder :30.
Der 14-Tage-Selbstversuch
Der ganze Hack dauert 30 Sekunden zum Aktivieren. Spürbar wird er nach drei Tagen, vermissen wirst du ihn nach 14 Tagen.
Tag 1: Einstellung setzen. Ab jetzt starten alle neu angelegten Termine 5 Minuten später.
Tag 2–7: Beobachten — was passiert in den 5 Minuten? Notizen sortieren? Aus dem Fenster schauen? Kaffee holen? Kein Ziel, einfach merken.
Tag 8–14: Den 5-Minuten-Block bewusst nutzen für eine spezifische Sache — am besten: einen Atemzug, einen Schluck Wasser, das Notizbuch der vorherigen Session zuklappen. Aus dem Puffer wird ein Mikro-Ritual.
Tag 15: Reflektieren. Wie fühlte sich der Tag vor dem Hack an? Wie jetzt? Wenn du den Unterschied spürst, hast du ein neues Default. Wenn nicht, war’s nicht teuer.
Marcs zweiter Lifehack — als Bonus
Marc hat im Podcast auch einen zweiten Satz hinterlassen, den ich seitdem oft zitiere:
„Wenn ich es nicht top of mind habe, dann ist es nicht wichtig genug.”
Was nicht von selbst wieder auftaucht, war wahrscheinlich nicht so wichtig wie es sich anfühlte. Klingt brutal — ist aber für Menschen mit zu vielen Stakeholdern ein Schutzmechanismus. Nicht jede To-Do verdient den Platz im Kopf.
Wo das in deine Selbstführungs-Praxis passt
Der 5-Minuten-Hack ist ein Werkzeug für die Phase Anpassen im rADAR-Modell — du erkennst an, dass der Tag sich nicht selbst sortiert, und baust den Puffer aktiv ein. Es ist auch eines der Werkzeuge, das wir im RSL-Workshop „Intensiv” live einrichten — pro Teilnehmer*in einmal direkt am Laptop.
Hör die ganze Folge
Die komplette Folge mit Marc Roulet — über Stakeholder-Management, externe Feedback-Schleifen und die Bücherwand, die er sich vor sich (nicht hinter sich) gestellt hat — gibt es im Podcast Radical Self-Leadership to go.
Nächste Woche in der Werkzeug-der-Woche-Serie: Sassis Kalender-Block — wie eine VP bei TUI ihren Kalender zurückeroberte.