Werkzeug der Woche #2. Eine VP bei TUI macht eine Vollbremsung — und erfindet ihren Kalender neu. Aus Folge 9 des Podcasts „Radical Self-Leadership to go”.
Wie es so weit gekommen war
Saskia Gieseke leitet bei TUI den Bereich Cars & Camper — also das gesamte Mietwagen- und Wohnmobilgeschäft des Konzerns. Online-Marketing, SEO, Content, Social Media, Website-Entwicklung, Backend. Eine breite Verantwortung, viele Stakeholder, viel Druck.
Im Podcast hat sie einen Satz gesagt, der bei mir hängengeblieben ist:
„Mein Kalender war nicht mehr meiner gewesen. Ich war im Hamsterrad totaler Fremdbestimmung.”
Termine, Termine, Termine. Keine Zeit für eigene Initiativen. Keine Zeit für Inspiration. Keine Zeit für strategische Themen. Ihr Team nahm sie als „nicht anfassbar” wahr — sie war nur noch zwischen Meeting-Slots erreichbar. Ihre Authentizität war weg. Sie selbst war weg.
Das ist die Kehrseite einer guten Führungskraft, die niemand sieht: Wer immer für alle da ist, ist irgendwann nicht mehr für sich selbst da.
Was Sassi geändert hat
Die Lösung kam aus einer Vollbremsung — und einer einzigen Disziplin: Den Kalender knallhart blocken.
Konkret bedeutet das:
Erstens — Aufgaben sind Termine. Jede Aufgabe, die wirklich erledigt werden muss, bekommt einen Block im Kalender. Mit Anfang, mit Ende, mit Titel. Wenn du eine Strategieskizze schreiben sollst, ist das nicht eine offene Schleife im Kopf, sondern ein 90-Minuten-Termin am Donnerstagvormittag.
Zweitens — Themen-Cluster. Nicht jeder Tag ist gemischt. Mal ist Marketing-Tag, mal Product-Development-Tag. Das setzt Voraussetzung des Team-Setups voraus, aber wenn es geht, reduziert es Context-Switches massiv.
Drittens — Tagesabschluss-Reflexion. Abends ein kurzer Blick: Was geschafft? Was nicht? Was muss morgen vorgezogen werden? Anschließend: Der nächste Tag wird kritisch geprüft. Wichtige Themen werden vor Feierabend nach vorne geschoben.
Viertens — KI als Vorfilter. Microsoft Copilot fasst Mails und Teams-Nachrichten zusammen. Sassi nennt ihn ihre „digitale Sekretärin”. Das ist nicht Productivity-Theater — das ist eine reale Reduktion der eingehenden Last.
Was das mit Selbstführung zu tun hat
Der Kalender ist nicht das Thema. Das Thema ist: Wer entscheidet, was du heute tust?
Wenn dein Kalender nur die Termine anderer enthält, hast du diese Entscheidung an dein Umfeld delegiert. Wenn er auch deine Aufgaben, deine Reflexionszeit, deine Sportzeit enthält — dann hast du sie zurückgenommen.
Das ist der Kern dessen, was wir in „Radical Self-Leadership” mit dem Unterschied zwischen Selbstmanagement und Selbstführung beschreiben. Selbstmanagement ist der Kalender. Selbstführung ist die Frage, wessen Kalender du führst.
Der 14-Tage-Selbstversuch
Tag 1: Inventur. Schreib auf, welche fünf Aufgaben/Themen du diese Woche eigentlich machen wolltest, aber nicht im Kalender stehen. Ehrlich.
Tag 2: Trag genau diese fünf Aufgaben als Termine ein. Mit Anfang und Ende. Behandle sie wie ein Stakeholder-Meeting.
Tag 3–7: Verteidige sie. Wenn jemand was anderes will, biete einen anderen Slot an oder lehne ab. Mehr nicht.
Tag 8–10: Cluster-Tage einführen. Ein Tag pro Woche bekommt ein Thema (z.B. „Strategie-Donnerstag”). Termine aus anderen Themen werden auf andere Tage verschoben, wenn möglich.
Tag 11–13: Tagesabschluss-Reflexion einbauen. 5 Minuten am Ende des Arbeitstags — was lief, was nicht, was muss morgen anders.
Tag 14: Reflexion über die zwei Wochen. Wie fühlt sich der Kalender jetzt an? Wer hat reagiert? Wer nicht? Was bleibt?
Wer das ehrlich macht, hat nach zwei Wochen keinen perfekten Kalender — aber einen, der wieder seiner ist.
Sassis Kernsatz
„Game Changer ist für mich, den Kalender wirklich knallhart für mich zu nutzen und wirklich zu blocken.”
Nicht „weicher” zu blocken. Nicht „flexibler”. Knallhart. Weil weiches Blocken keines ist.
Wo das hinpasst
Der knallharte Kalender-Block ist ein Werkzeug der Phase Auswählen im rADAR-Modell — du machst sichtbar, was wichtig ist, bevor der Tag beginnt. Im RSL-Workshop „Intensiv” ist es eines der ersten Dinge, die wir mit den Teilnehmenden live durchgehen — am eigenen Kalender, in der eigenen Realität.
Wenn du Sassi im Original hören willst, ist die ganze Folge auf der Podcast-Seite — sie ist auch deshalb sehr wertvoll, weil sie ehrlich spricht über das Hamsterrad. Das tun wenige Führungskräfte öffentlich.
Nächste Woche in der Werkzeug-der-Woche-Serie: Heicos Atemtechnik — wie ein Serial-Gründer Stress regulierte, bevor er sich selbst erwischt hat.