Werkzeug der Woche #4. 30 Minuten am Sonntag — und die Woche kippt nicht mehr ins Reaktive. Aus Folge 19 des Podcasts „Radical Self-Leadership to go” mit Nico Wohlgemuth, Gründer von DayOne.
Das Problem mit der To-Do-Liste
Die meisten Führungskräfte führen zwei parallele Realitäten: einen vollen Kalender mit den Terminen anderer und eine wachsende To-Do-Liste mit den eigenen Vorhaben. Die Liste wird länger, der Kalender voller, und am Freitagabend ist klar: Das Eigene ist wieder hinten runtergefallen.
Das liegt nicht an Disziplin. Es liegt am Format. Eine To-Do-Liste sagt was. Sie sagt nicht wann. Sobald der Tag startet, gewinnt das, was im Kalender steht — also fast immer das, was andere dort eingetragen haben.
Nicos Ritual
Nico Wohlgemuth, Gründer von DayOne, hat im Podcast ein Ritual beschrieben, das diesen Mechanismus knackt — mit einer einzigen Disziplin: Sonntags 30 Minuten Wochenplanung.
Der Ablauf ist banal — und genau darin liegt der Witz:
Erstens — die Liste durchgehen. Alle offenen To-Dos. Welche davon sollen diese Woche wirklich stattfinden? Nicht „idealerweise”. Nicht „wenn Zeit bleibt”. Sondern: Welche werden diese Woche gemacht?
Zweitens — Zeitblöcke setzen. Jedes dieser To-Dos bekommt einen Slot im Kalender. Mit Anfang. Mit Ende. Mit Titel. Es ist jetzt ein Termin — mit dir selbst.
Drittens — der Rest wartet. Was nicht in die Woche passt, bleibt auf der Liste. Sie wird nicht abgearbeitet, sie wird gefiltert. Was diese Woche nicht passt, wartet auf den nächsten Sonntag. Kein Stress, keine Schuld.
Viertens — der Kalender ist die Wahrheit. Ab Montagmorgen gilt: Was im Kalender steht, wird gemacht. Was nicht im Kalender steht, ist Backlog. Die To-Do-Liste ist nur noch Sammelbecken, nicht Entscheidungsraum.
Warum 30 Minuten reichen — und mehr nicht funktioniert
Längere Planungs-Sessions sind schöner. Sie sind auch das erste, was geskippt wird, sobald das Wochenende voll ist. Nicos 30-Minuten-Format gewinnt nicht, weil es optimal ist — es gewinnt, weil es jede Woche tatsächlich passiert.
Das ist dieselbe Logik, die hinter dem 14-Tage-Herzschlag steht: Ein Rhythmus, der zu kurz ist, um etwas zu vergessen, und zu kurz, um sich davor zu drücken. 30 Minuten am Sonntag sind in derselben Logik der kleinste Schritt, der die ganze Woche kippt.
Was das mit Selbstführung zu tun hat
Eine To-Do-Liste ohne Zeitslot ist eine Sammlung von Absichten. Der Kalender ist eine Sammlung von Entscheidungen.
Wer wirklich selbst führen will, muss diese Entscheidungen vor der Woche treffen — nicht während sie passiert. Sobald Montag startet, gewinnen Anfragen, Slack-Pings, kurzfristige Eskalationen. Das ist nicht „schwache Selbstführung” — das ist physiologisch. Im Reaktionsmodus geht Entscheidungsenergie verloren. Wer am Sonntag entschieden hat, muss am Mittwoch nur noch ausführen.
Das ist genau der Unterschied, den wir in „Radical Self-Leadership” zwischen Selbstmanagement und Selbstführung ziehen. Ein voller Kalender ist Selbstmanagement. Ein bewusst voller Kalender ist Selbstführung.
Sonntag, Sassi und Heico — drei Werkzeuge, ein Prinzip
Nicos Sonntagsplanung ist die strategische Ebene dessen, was Sassi mit dem knallhart geblockten Kalender auf der täglichen Ebene macht: Sichtbarkeit der eigenen Prioritäten im Kalender, bevor andere ihn füllen. Sassi verteidigt, Nico plant.
Und wenn die geplante Woche dann doch unter Druck gerät, kommt Heicos Atemtechnik ins Spiel — die Mikro-Regulation, die verhindert, dass der Stress die Entscheidung wieder aus deiner Hand nimmt.
Drei Werkzeuge, drei Ebenen: Wochenrhythmus, Tagesstruktur, Mikro-Moment.
Der 14-Tage-Selbstversuch
Sonntag 1 (Tag 1): 30 Minuten Wochenplanung. To-Do-Liste durchgehen, alle Aufgaben, die diese Woche wirklich passieren sollen, als Zeitblock in den Kalender. Behandle sie wie Stakeholder-Termine.
Tag 2–7: Verteidige die Blöcke. Wenn etwas reinkommt, das wichtiger ist, verschiebst du bewusst — und siehst, was du verschiebst. Aufgaben, die ohne Verschiebung erledigt wurden, markierst du grün. Verschobene gelb. Nicht angefasste rot.
Sonntag 2 (Tag 8): Wieder 30 Minuten. Schau dir die Farben an. Was war grün? Was war rot? Welche Blöcke waren utopisch, welche zu klein? Plane die nächste Woche realistischer.
Tag 9–13: Zweite Iteration. Diesmal mit einem Themen-Cluster pro Tag, wo möglich (z.B. Mittwoch = Strategie-Tag). Reduziere Kontextwechsel aktiv.
Tag 14: Bilanz. Hat die Woche sich anders angefühlt? Was war das Eine, das ohne den Sonntag nicht passiert wäre? Das ist dein Beweis.
Wer das ehrlich zwei Wochen lang macht, hat danach keinen perfekten Kalender — aber einen, der die eigenen Prioritäten zuerst kennt.
Nicos Kernidee
„Der Kalender ist der Single Point of Truth. Die To-Do-Liste ist nur das Backlog.”
Es klingt banal. Es ist banal. Und es verändert eine Arbeitswoche kompletter als jede Productivity-App.
Wo das hinpasst
Die Sonntagsplanung ist ein Werkzeug der Phase Auswählen im rADAR-Modell. Sie ergänzt den 14-Tage-Herzschlag um eine wöchentliche Mikro-Schleife — der Herzschlag setzt die Ziele, der Sonntag verteilt sie konkret auf die Tage.
Im RSL-Workshop „Intensiv” bauen wir mit den Teilnehmenden genau diesen Mechanismus live in den eigenen Kalender ein — inklusive der Frage, welche Aufgaben überhaupt einen Block verdient haben und welche besser delegiert oder gestrichen werden.
Wenn du Nico im Original hören willst, findest du die ganze Folge auf der Podcast-Seite — sie lohnt sich auch deshalb, weil er das Ritual ungeschönt beschreibt: Es ist klein, es ist unsexy, es funktioniert.