Werkzeug der Woche #6. Drei nummerierte Aufgaben, kein Blick auf die Uhr, Scheuklappen auf. Aus Folge 8 des Podcasts „Radical Self-Leadership to go” mit Caroline Porwoll, Geschäftsführerin in einem Familienunternehmen für medizinische Zweitmeinungen.
Wenn „erst mal durchatmen” nicht hilft
Es gibt einen Ratschlag, den jede Führungskraft schon gehört hat: Wenn alles auf einmal kommt, setz dich hin, atme durch, verschaff dir in Ruhe einen Überblick.
Caroline Porwoll hat im Podcast etwas gesagt, das man selten so offen hört: Bei ihr funktioniert das nicht.
„Das macht es bei mir tatsächlich nur noch schlimmer. Entspannung oder mich sammeln zu wollen führt eigentlich dazu, dass die Gedanken noch viel mehr kreisen und dass ich noch viel, viel nervöser werde.”
Das ist kein Plädoyer gegen Achtsamkeit. Es ist ein Hinweis darauf, dass Selbstführung nicht für alle gleich aussieht. Heicos Atemtechnik hilft Menschen, die über den Körper runterkommen. Caroline braucht etwas anderes: eine Struktur, die so klar ist, dass für das Gedankenkarussell kein Platz bleibt.
Der Alltag, aus dem das Werkzeug kommt
Caroline war lange Organisationsberaterin im Großkonzern. Seit Ende 2024 führt sie mit ihrem Mann ein kleines Familienunternehmen, das in Zusammenarbeit mit Krankenversicherungen unabhängige medizinische Zweitmeinungen vermittelt. Ihre Superkraft, sagt sie, sei Anpassungsfähigkeit — und die braucht sie.
Denn ihr Tag besteht aus Dingen, die schnell erledigt werden müssen: Kunden bedienen, mit Ärzten kommunizieren, mit Krankenversicherungen kommunizieren. Gleichzeitig verlangt die Rolle strategischen Weitblick. Diesen Spagat beschreibt sie als ihre größte Herausforderung:
„Es ist häufig so, dass die operativen Dinge natürlich alles andere überlagern.”
Ihre Grundhaltung dazu ist nüchtern. Ein Plan ist nötig, aber der Tag passiert trotzdem:
„Ich brauche einen guten Plan und ich brauche die Flexibilität … radikal von dem Plan abzuweichen.”
So funktioniert der Scheuklappen-Modus
Wenn alles gleichzeitig zeitkritisch ist, greift Caroline zu einem Zwang, den sie sich selbst auferlegt. Sie sagt selbst, das sei „vielleicht nicht die beste Lösung und ist auch nicht schön” — aber es wirkt.
1. Nummerieren. Drei Dinge, in eine feste Reihenfolge gebracht: erstens, zweitens, drittens. Nicht fünf, nicht „alles Wichtige”. Drei.
2. Scheuklappen auf. Die Liste wird abgearbeitet, „egal was passiert”. Was nicht auf der Liste steht, hat in dieser Zeit keine Vorfahrt.
3. Die Uhr verbieten. Das ist der ungewöhnlichste Teil:
„Was ich tatsächlich mir zur Routine gemacht habe, ist, nicht mehr auf die Uhr gucken. … Also natürlich gewisse Deadlines müssen eingehalten werden, Termine müssen eingehalten werden.”
Der Blick auf die Uhr fühlt sich nach Kontrolle an. Tatsächlich ist er eine Mikro-Unterbrechung, die jedes Mal Druck nachlegt, ohne dass die Aufgabe schneller fertig wird. Wer ihn sich verbietet, bekommt keine Zeit geschenkt — aber er verliert keine mehr an die Angst vor der Zeit.
Das Ergebnis beschreibt Caroline ohne Beschönigung: „Das ist in dem Moment nicht schön, aber am Ende des Tages habe ich natürlich die Sache geschafft.”
Die drei Fragen am Abend
Der Scheuklappen-Modus hat eine zweite Hälfte, und die ist mindestens so wertvoll. Was am Ende des Tages auf dem Zettel übrig bleibt, sortiert Caroline mit drei Fragen:
- Was darf runterfallen?
- Was kann ich, wenn es runterfällt, morgen wieder aufheben?
- Was fällt runter und verrottet sofort — sodass ich jetzt aktiv werden muss?
Das Bild ist stark, weil es ehrlich ist. Nicht alles Liegengebliebene ist gleich dringend. Das meiste lässt sich morgen aufheben. Einiges darf ganz liegen bleiben. Nur wenige Dinge verderben, wenn man sie heute nicht anfasst — und nur für die lohnt es sich, den Abend zu opfern.
Caroline sagt auch, dass diese permanente Priorisierung anstrengend ist. Genau deshalb hilft die Struktur: Die Entscheidung fällt einmal am Abend, nicht hundertmal über den Tag verteilt.
Was dahinter steckt: Fokuszeit
In der Sprache von Radical Self-Leadership ist der Scheuklappen-Modus eine Fokuszeit. Ein Zeitraum, in dem ein bis drei Themen gesetzt sind und alles andere erst einmal keine Vorfahrt hat. Störungen von außen werden ausgeschaltet, weil jede Unterbrechung Umrüstzeit kostet — man ist raus und muss wieder reinfinden.
Carolines Variante hat zwei Besonderheiten. Erstens begrenzt sie nicht die Zeit, sondern den Inhalt: Drei Aufgaben, so lange es eben dauert. Zweitens nimmt sie die Uhr aus dem Spiel, statt sie zum Taktgeber zu machen. Wer lieber mit einem festen Zeitrahmen arbeitet, nimmt dafür einen sichtbaren Timer wie die Fokus-App. Wer wie Caroline unter dem Ticken nervös wird, lässt ihn weg.
Nachsicht gehört dazu
Am Ende des Gesprächs hat Caroline noch einen Gedanken angefügt, ungefragt. Er passt zu einem Werkzeug, das bewusst Dinge liegen lässt:
„Wenn die Dinge runterfallen, wenn es nicht so läuft, wie man sich das vorgestellt hat oder wie es dem eigenen perfektionistischen Anspruch genügt, wirklich fünf gerade sein lassen, einmal die eigene Achse drehen, weitermachen.”
Scheuklappen sind kein Perfektionswerkzeug. Sie sind das Gegenteil: die Entscheidung, heute drei Dinge richtig zu machen statt zwanzig halb.
Wo das Werkzeug im Zyklus sitzt
Der Scheuklappen-Modus verbindet zwei Phasen im rADAR-Modell: Auswählen (die Nummerierung) und Durchführen (das Durcharbeiten).
Der 14-Tage-Herzschlag setzt die Ziele. Die Sonntagsplanung verteilt sie auf die Woche. Gesas Morgenjournal entscheidet den Tag. Der Scheuklappen-Modus ist das Werkzeug für die Stunden, in denen dieser Tag aus dem Ruder läuft — und die drei Abendfragen sind der Übergang zurück in die Planung von morgen.
Der 14-Tage-Selbstversuch
Tag 0 (Vorbereitung, 5 Minuten): Leg dir einen Zettel oder eine Karteikarte neben die Tastatur. Darauf kommen künftig nur drei nummerierte Zeilen.
Tag 1–7: Sobald ein Tag kippt — mehrere Dinge gleichzeitig dringend —, schreib die drei wichtigsten in eine Reihenfolge und arbeite sie ab. Uhr aus dem Blickfeld: Handy umdrehen, Uhrzeit in der Taskleiste ausblenden. Feste Termine trägst du dir vorher als Wecker ein, damit du nicht nachsehen musst.
Jeden Abend (2 Minuten): Geh die liegengebliebenen Aufgaben mit den drei Fragen durch — runterfallen lassen, morgen aufheben oder sofort handeln? Schreib nur die dritte Kategorie auf die Liste für morgen früh.
Tag 7 (Zwischenstopp): Wie oft hast du trotzdem auf die Uhr geschaut? Hat das Nummerieren dich beruhigt oder unter Druck gesetzt? Wenn Letzteres: Probier in der zweiten Woche einen sichtbaren Timer statt der verbotenen Uhr.
Tag 8–13: Zweite Runde mit deiner Anpassung.
Tag 14 (Bilanz): Wie viele Dinge, die du hast „runterfallen” lassen, hat am Ende jemand vermisst? Die Antwort ist meistens erstaunlich klein.
Wo das hinpasst
Im RSL-Workshop „Intensiv” arbeiten die Teilnehmenden mit Task Board und Fokuszeiten — und merken dabei, dass die schwierigste Entscheidung nicht ist, was auf die Liste kommt, sondern was nicht.
Caroline im Original hörst du in Folge 8 auf der Podcast-Seite. Sie spricht dort auch über den Schritt aus dem Konzern ins eigene Unternehmen, über Strategiemeetings im Wohnzimmer und darüber, warum sie mit dem Begriff Work-Life-Balance wenig anfangen kann: Arbeit gehört für sie zum Leben.
Und wenn du kein Werkzeug verpassen willst: Jeden Dienstag kommt ein neues, alle gesammelt unter Werkzeug der Woche.